5-Schritte-Leitfaden für interne Whistleblowing
In der heutigen Unternehmenswelt sind Klarheit und Verantwortlichkeit von entscheidender Bedeutung. Ein interner Berichtsweg ist nicht länger ein Wettbewerbsvorteil, sondern eine Notwendigkeit. Globale Märkte und Richtlinien verlangen von den Unternehmen, dass sie schnell auf unethisches Verhalten reagieren und gleichzeitig die Identität der Personen schützen, die es melden.
Aber was ist der beste Weg, um whistleblowing zu implementieren? Um dies zu klären, haben wir einen Experten zu diesem Thema befragt - Oscar Fredriksson.
Über Oscar Fredrikkson
Oscar Fredriksson ist Rechtsanwalt und Leiter der Ermittlungsabteilung bei Starck & Partner. Er ist Experte für die Durchführung verschiedener interner Untersuchungen, darunter Verstöße, sexuelle Belästigung, Diskriminierung und Mobbing am Arbeitsplatz.
Unter Mitwirkung von Oscar Fredriksson haben wir sein Wissen in einem einfach zu befolgenden Leitfaden zusammengefasst. Wenn Sie die 5 Schritte befolgen, können Sie ein whistleblowing System einrichten, das sowohl den Vorschriften entspricht als auch effektiv ist.
Fredrikksons 5-Schritte-Leitfaden:
1. Meldekanal(e) einrichten
Richten Sie einen oder mehrere Meldekanäle ein. Diese können von einem internen Mitarbeiter, einer bestimmten Abteilung oder einem Drittanbieter betrieben werden. Wichtig ist, dass Sie sicherstellen:
- Vertraulichkeit: Schutz der Identität von Whistleblowern (Hinweisgebern) und Dritten
- Zugangskontrolle: Beschränken Sie den Zugriff auf Berichte auf autorisierte Mitarbeiter
- Flexible Berichterstattung: Ermöglichen Sie die Berichterstattung über schriftliche Dokumente, Anrufe, Nachrichten oder persönliche Treffen
- Whistleblower-Kontrolle: Lassen Sie Whistleblower ihre Berichte überprüfen und genehmigen
Die einzelstaatlichen Rechtsvorschriften können einige zusätzliche Anforderungen vorsehen. Diese Merkmale sind jedoch von grundlegender Bedeutung und sollten Bestandteil eines jeden Meldewegs sein.
2. Informationen darüber bereitstellen, wie man meldet
Ein whistleblowing Kanal und das Wissen Ihrer Mitarbeiter darüber sind zwei verschiedene Dinge. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Mitarbeitern erklären, wie Ihr spezielles internes Berichtswesen funktioniert. Sprechen Sie mit ihnen über die verschiedenen Meldeoptionen, zeigen Sie ihnen, wo sie sich melden können, und sagen Sie ihnen, wer für ihre Meldungen verantwortlich ist. Informieren Sie sie über die gesetzlichen Fristen und die Möglichkeiten zur Weiterverfolgung ihrer Meldung.
Vergessen Sie außerdem nicht, neue Mitarbeiter über Ihr internes System whistleblowing zu informieren. Noch besser wäre es, wenn Sie ein Berichtshandbuch als Teil Ihres internen Systems erstellen würden. Auf diese Weise könnten Ihre Mitarbeiter jederzeit darauf zurückgreifen.
3. Reagieren Sie auf Berichte innerhalb von 7 Tagen
Nach Erhalt einer Meldung muss diese innerhalb von 7 Tagen gegenüber dem Hinweisgeber bestätigt werden. Dieser Zeitrahmen bedeutet keine Verpflichtung, auf den Inhalt der Meldung zu antworten. Der Zweck der Antwort besteht darin, die Person wissen zu lassen, dass ihre Meldung eingegangen ist und untersucht wird.
4. Bewerten Sie den Bericht
Nachdem Sie auf die Meldung reagiert haben, müssen Sie die gemeldeten Missstände gründlich untersuchen. Dieser Prozess umfasst Folgendes:
- Bewertung der Qualifizierung: Feststellen, ob der Bericht mit den folgenden Richtlinien übereinstimmt Whistleblowing Richtlinie oder dem einschlägigen nationalen Recht entspricht. Falls nicht, geben Sie dem Hinweisgeber eine klare Antwort, in der Sie erklären, warum die gemeldeten Fragen nicht in Frage kommen. (Der Meldung kann trotzdem nachgegangen werden, Sie sind jedoch rechtlich nicht dazu verpflichtet)
- Getrennte Behandlung: Wenn mehrere Fragen oder Bedenken in einem einzigen Bericht aufgeworfen werden, ist es wichtig, diejenigen, die für eine Untersuchung gemäß der Richtlinie Whistleblowing in Frage kommen, von denjenigen zu trennen, die dies nicht tun. Eine transparente Kommunikation über diese Entscheidung ist entscheidend für die Förderung des Vertrauens.
Die jüngste EU-Richtlinie Whistleblowing gibt keine Antworten darauf, wie Fragen zu behandeln sind, die nicht in ihren Anwendungsbereich fallen. Möglicherweise gibt es jedoch in Ihrem Land andere Rechtsvorschriften und Verfahren, die den Umgang mit diesen Fragen regeln.
5. Untersuchung und Rückmeldung innerhalb von 3 Monaten
Untersuchen Sie Fragen und Verfehlungen, die in Frage kommen, gründlich. Bitten Sie bei Bedarf um Rechtsberatung oder Hilfe von Dritten. Berichten Sie dem Hinweisgeber nach der Untersuchung innerhalb der 3-Monats-Frist über die Ergebnisse.
Case Management in der Praxis
Gehen wir einmal durch, wie die Fallbearbeitung in einem realen Szenario ablaufen würde. Stellen Sie sich vor, Sie sind der zuständige Mitarbeiter einer schwedischen Behörde, der den Meldeweg überwacht. Vor einiger Zeit haben Sie mit Hilfe eines Drittanbieters eine Whistleblower-Funktion eingerichtet. Heute haben Sie Ihren ersten Fall erhalten.
Wenn Sie die bereitgestellten Informationen abrufen, lesen Sie:
"Erstens: Mein Kollege X in Abteilung Y ist ein Tyrann und hat mich und andere verbal belästigt. Sie müssen das ansprechen, sonst werde ich diese Information öffentlich machen.
Zweitens habe ich bei den Projekten A, B und C, bei denen ich mehrere Monate lang als Verwalter tätig war, eine mangelnde Kontrolle über die Verwendung der EU-Mittel festgestellt. Nach anfänglichen Unklarheiten bin ich mir jetzt sicher, dass die ordnungsgemäßen Routinen nicht eingehalten werden, was dazu führt, dass bei jedem Projekt nicht verbuchte Euro anfallen.
Hier ist die Zusammenfassung Ihrer folgenden Aktionen:
1. Sie melden unverzüglich (innerhalb von 7 Tagen) zurück, dass Sie den Fall erhalten haben
2. Sie bewerten den Fall und entscheiden über den Untersuchungsansatz:
Sie kommen zu dem Schluss, dass es sich bei der ersten Angelegenheit um einen Verdacht auf Belästigung und Mobbing am Arbeitsplatz handelt. Da er kein öffentliches Interesse berührt, sollte er nicht als Whistleblower-Fall behandelt werden. Es handelt sich aber dennoch um ein ernstes Problem. Deshalb verweisen Sie die Angelegenheit an die Personalabteilung für weitere Maßnahmen und Untersuchungen.
Im Gegensatz dazu liegt es im öffentlichen Interesse, dass die Mittel ordnungsgemäß verwendet werden. Aus diesem Grund müssen Sie unter whistleblowing eine Untersuchung zum zweiten Punkt einleiten.
3. Sie kommunizieren mit dem Whistleblower und bitten um weitere Informationen
Sie nutzen die Whistleblower-Funktion, um dem Hinweisgeber mitzuteilen, dass die erste Frage von der Personalabteilung bearbeitet wird.
Bei der zweiten Frage bekunden Sie die Absicht, Nachforschungen anzustellen und zusätzliche Unterlagen anzufordern.
4. Nachdem Sie alle Beweise gesammelt haben, leiten Sie eine interne Untersuchung ein.
Sie erhalten eine Antwort mit weiteren Informationen. Innerhalb von 3 Monaten kommen Sie zu dem Schluss, dass eine unabhängige Überprüfung der Projekte A, B und C erforderlich ist.
Sie informieren den Hinweisgeber über die bevorstehende interne Untersuchung (die das Ergebnis des Berichts ist). Außerdem ermutigen Sie den Hinweisgeber, den Bericht whistleblowing von Zeit zu Zeit erneut zu lesen, um zu sehen, ob er weitere Informationen zur Verfügung stellen muss.
5. Anschließend erstatten Sie Bericht und schließen den Fall ab, nachdem Sie zu einem Ergebnis gekommen sind.
Nach Abschluss der Untersuchung informieren Sie den Whistleblower über das Ergebnis der Meldung und sorgen so für Transparenz im Verfahren. Der Ursprung der Untersuchung, die auf eine Meldung des Hinweisgebers zurückgeht, bleibt vertraulich. Anschließend schließen Sie den Fall offiziell ab. Auf diese Weise schützen Sie die Privatsphäre und die Anonymität der meldenden Person.
Parallel zu diesem Prozess bearbeitet und klärt die Personalabteilung die erste Frage zur Belästigung am Arbeitsplatz.
Wissenswertes - Externe Berichterstattung und öffentliche Bekanntgabe
Manchmal gibt es keine internen Kanäle oder sie funktionieren nicht gut. Vielleicht werden Meldungen nicht sorgfältig behandelt, die Bearbeitung dauert zu lange, oder es werden keine angemessenen Maßnahmen ergriffen. In diesem Fall haben Whistleblower die Möglichkeit, externe Kanäle zu nutzen. Dies können die zuständigen Behörden, die Presse oder die sozialen Medien sein.
Eine externe Meldung ist auch möglich, wenn Hinweisgeber Grund zu der Annahme haben, dass sie ihre Privatsphäre verlieren oder schlecht behandelt werden könnten, wenn sie eine Meldung machen. In solchen Fällen sind die zuständigen Behörden möglicherweise besser in der Lage, wirksam gegen den Verstoß vorzugehen.
Es ist jedoch wichtig zu erwähnen, dass dies große negative Auswirkungen auf das Unternehmen haben kann. Vor allem kann es den Ruf der Marke schädigen und rechtliche und finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen. Lesen Sie hier mehr über interne und externe Berichterstattung und ihre Auswirkungen auf Ihr Unternehmen
Wir bei Walor raten im Einklang mit den Empfehlungen der Europäischen Union dringend dazu, sich auf die Verbesserung der internen whistleblowing Kanäle zu konzentrieren. Sorgen Sie dafür, dass sich Ihre Mitarbeiter bei der Berichterstattung wohlfühlen und richten Sie effiziente interne Meldesysteme ein, um den Prozess zu vereinfachen.
